プロセスの評価が難しい
「リーダー 評価で重要なこと」という記事で、成果（アウトプット）だけでなく、プロセスを見て、必要な仕事をやっているかどうかという事実を確認することが大事だと書きました。
今回のコロナ禍で新たにテレワークを導入される企業等も多いと考えられる中で、ご覧いただいた方から、テレワークでプロセスを見るのは難しいというご意見をいただきました。確かにテレワーク下でスタッフの仕事をどのように確認するかなどの再検討が必要になり、課題と考えておられる方も多くいらっしゃると思います。
そこで今回は、テレワーク等での業務プロセスを確認について、見直しができる点などを考えて見ようと思います。
パフォーマンスに影響するプロセスは明確か？
評価を考えるとき、もともと職種等によって、成果を評価しやすいもの、し難いもの、成果のみの評価では不十分なものなど、様々な状況が存在すると考えられます。
また、評価の目的を考えると、成果が上がり、本人にも会社・チームにもプラスになるような評価の活用ができることが望ましいと思います。よって成果を評価しやすい職種等であっても、リーダーとしては、成果がなかなか出せないスタッフには、成果につながる行動ができているかということ（プロセス）を確認して指導するなどにより、パフォーマンスを改善できるように援助したいものです。
しかし、テレワーク等で、仕事をしているところを見る機会が減ったり、コミュニケーションが減少、または偏ったりすると、プロセスを確認して評価することが難しくなる可能性があります。
一方で、プロセスの確認が難しいという問題を掘り下げてみると、成果に影響する重要なプロセス、そのプロセスにおける目標や達成のための要点、プロセス間に必要な連携などが明確でないということも少なくありません。もともとプロセスが明確でなければ、どこを確認するかについても曖昧になり、評価は一層難しくなると考えられます。
何を確認すればよいかを明確にしてメンバーで共有
そこで、テレワーク等でメンバーとの接点が減少し、どのように仕事をしているかが確認しづらいという場合には、少しでもプロセスを確認しやすくすることを検討してみましょう。つまり、より効果的に成果を得るために必要な業務にはどのようなものがあり、それらの業務において重視されるポイントは何かということを改めて明らかにし、整理するということです。
- スタッフの担当業務のアウトプットに関する目標や基準は何か？
- アウトプットに関する納期・数量等が守られているか？また、その質は、基準に沿った適正なものか？
- 担当業務のアウトプットに影響を与える他者との連携、調査や手続き、作業には何があり、それらが適切に行われているか？
- 手順が適切で、その順序が守られているか？
- 成果を得るために必要な行動を実行しており、その量は不足していないか？
- プロセスが滞るような問題が発生していないか？
このような点から、パフォーマンスに影響を与えるカギとなる行動や方法を明らかにし、確認すべき項目としてチームで共有しておくことで、プロセスの評価に役立てることができます。
これらの項目は、日報等で定期的な報告を求めたり、テレワーク下でスタッフとコミュニケーションを取る際にヒアリングするなどして、状況を把握していきます。
パフォーマンスに影響を与える要点を軸としたヒアリングは、日報等による情報を補完し、スタッフが抱える問題などを効率的に把握してリーダーが何をすべきかを発見することにも役立ちます。
また、他の方法として担当業務の状態について、その前後の工程の担当者に確認したり、顧客に直接ヒアリングをするという方法も考えられます。
テレワーク等では、メンバーの業務の実施状況はどうしても分かりにくくなってしまいます。そのような中で、少しでも適切にメンバーの業務の状況を把握し、コミュニケーションをとりながら成果を上げていくために、何を確認すればよいのかをより明確にできないかを検討してみましょう。
従来からの業務の改善に役立つことも
テレワーク等の場合に関わらず、担当業務のアウトプットに影響を与えるプロセスを棚卸して整理することは、様々な面で役立ちます。プロセスの明確化は、重点管理事項の整理する、不要な工程や効率が悪い工程を発見する、代替案を検討するなど、業務の改善に有効な取り組みでもあるからです。
コロナ禍で仕事の仕方が変わることは、多くの人のストレスにもなり得ますが、このような機会を活かした改善に取り組むことができれば、組織やチームに前向きなパワーを与えられるかもしれません。
